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  Projektmanagement


Projektmanagement
wird von und mit Menschen gemacht. Daher kommt es zuerst auf die sozialen und kommunikativen Fähigkeiten des Projektleiters an. Erfahrung, Persönlichkeit, Kompetenz und Fähigkeiten spielen dabei eine entscheidende Rolle. Eine Übersicht über die erforderliche Methoden-Kompetenz liefert hierzu das Dokument IT-Projektmanagement. Natürlich differieren die einzelnen Aspekte und Phasen in Hinblick auf Relevanz und Ausprägung von Projekt zu Projekt und können demzufolge auch im Umfang modifiziert werden.

Kritische Erfolgsfaktoren

Die folgenden 10 Punkte skizzieren die wichtigsten Elemente der Projektdurch­führung und repräsentieren damit gleichzeitig die entscheidenden Erfolgsfaktoren.

  1. Strategisches Projektmanagement (Programmmanagement)

  2. Definition der Projektorganisation (Verantwortlichkeiten, Reportingwege, Prozesse)

  3. Anforderungsmanagement im Projekt (Requirements, Use-Cases, Lastenhefte, etc)

  4. Projektadministration (Verträge, Dokumentation, Konfiguration)

  5. Definition der Projektziele und des Ablaufs (Phasen und Meilensteine)

  6. Detaillierte und realistische Projektplanung

  7. Risikomanagement und Eskalationsstrategie

  8. Projektsteuerung

  9. Mitarbeiterführung und Motivation

  10. Aktives Kundenmanagement

Anhand dieser zehn Punkte kann man schnell den Zustand des zu betrachtenden Projekts er­mitteln und die Risiken formulieren. Hier eine kurze Fallstudie (die Antworten implizieren jeweils eine negativ ausfallende Antwort): 

1.   Wird das Projekt im Unternehmen angemessen vertreten und beworben? Risiko: Dem Projekt wird durch das Management zu wenig Beachtung geschenkt und es wird daher nicht ausreichend unterstützt.

2.   Ist die Projektorganisation (Aufbau, Kommunikationswege, Rechte und Pflichten) eindeutig definiert und propagiert? Risiko: Die Projektbeteiligten sind nicht ausreichend informiert und kennen nicht die richtigen Ansprechpartner. Ein andauernder Ausschluss führt zu Un­zufriedenheit aufgrund des erschwerten Zugangs zu Informationen.

3.   Wurden die Anforderungen des Auftraggebers vollständig und widerspruchsfrei aufge­nommen und fixiert? Risiko: Unscharfe, falsche bzw. fehlende Anforderungen sind ein hohes Risiko für die gesamte Projektdurchführung und für einen erfolgreichen Pro­jektabschluss. Im schlimmsten Fall erhält der Kunde nicht das beauftragte Produkt.

4.   Gibt es für alle Bestandteile des Projekts die jeweils erforderlichen Unterlagen in einer eindeutig definierten Struktur? Risiko: Das Projekt ist vertraglich (Auftrag, Zulieferer, etc.) nicht ausreichend abgesichert, Projektdokumente fehlen oder sind nur schwer auffindbar.

5.   Sind alle wichtigen Phasen des Projekts definiert, dokumentiert und mit Meilensteinen fixiert? Risiko: Es gibt kein erforderliches Gerüst und keine Ziele. Damit fehlt die Basis für eine detaillierte Projektplanung.

6.   Gibt es einen detaillierten und realistischen Projektplan? Risiko: Das Projekt kann nicht strukturiert und in einem definierten Zeit- und Kostenrahmen durchgeführt werden. Fertigstellung und Gesamtaufwand sind nicht eindeutig identifizierbar.

7.   Wird in jedem Projektschritt die Methodik des Risikomanagements angewendet? Risiko: Risiken. Auf eventuell auftretende Probleme im Projekt kann nur ad-hoc reagiert werden. Es findet lediglich eine Brandbekämpfung statt, keine Vorsorge.

8.   Wird das Projekt aktiv nach allen Regeln der Kunst gesteuert und überwacht? Risiko: Das Projekt läuft zeitlich sowie hinsichtlich der Kosten aus dem Ruder und die definierten Qualitätskriterien und Prozesse (Entwicklung, Änderungs- und Konfigurationsmanagement) werden nicht eingehalten. Verschiebungen im kritischen Pfad werden nicht oder zu spät erkannt. Damit können die erforderlichen  Gegenmaßnahmen nicht rechtzeitig eingeleitet werden.

9.   Wird das Projektteam geführt, motiviert und wird eine lebendige Kommunikation gelebt? Risiko: Die soziale Komponente stimmt nicht. IT-Projekte sind vom Engagement und der Kreativität aller Beteiligten abhängig. Fehlende Informationen, unzureichende Motivation und soziale Konflikte wirken kontraproduktiv.

10.  Findet ein aktives Kundenmanagement statt? Risiko: Der Kunde ist nur unzureichend in das Projekt involviert. Das Risiko eines unbefriedigenden Ergebnis ist hoch, da die Abhängigkeit von den fixierten Anforderungen hoch ist und kein Abgleich im laufenden Projekt stattfindet.

 

 
 
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