Projektmanagement wird von
und mit Menschen gemacht. Daher kommt es zuerst auf die sozialen
und kommunikativen Fähigkeiten des Projektleiters an. Erfahrung,
Persönlichkeit, Kompetenz und Fähigkeiten spielen dabei eine
entscheidende Rolle. Eine Übersicht über die erforderliche
Methoden-Kompetenz liefert hierzu das Dokument
IT-Projektmanagement. Natürlich differieren die einzelnen Aspekte
und Phasen in Hinblick auf Relevanz und Ausprägung von Projekt zu
Projekt und können demzufolge auch im Umfang modifiziert werden.
Kritische Erfolgsfaktoren
Die folgenden 10
Punkte skizzieren die wichtigsten Elemente der Projektdurchführung
und repräsentieren damit gleichzeitig die entscheidenden
Erfolgsfaktoren.
-
Strategisches
Projektmanagement (Programmmanagement)
-
Definition der
Projektorganisation (Verantwortlichkeiten, Reportingwege,
Prozesse)
-
Anforderungsmanagement im
Projekt (Requirements, Use-Cases, Lastenhefte, etc)
-
Projektadministration (Verträge,
Dokumentation, Konfiguration)
-
Definition der Projektziele
und des Ablaufs (Phasen und Meilensteine)
-
Detaillierte und realistische
Projektplanung
-
Risikomanagement und
Eskalationsstrategie
-
Projektsteuerung
-
Mitarbeiterführung und
Motivation
-
Aktives Kundenmanagement
Anhand dieser
zehn Punkte kann man schnell den Zustand des zu betrachtenden
Projekts ermitteln und die Risiken formulieren. Hier eine kurze
Fallstudie (die Antworten implizieren jeweils eine negativ
ausfallende Antwort):
1.
Wird das Projekt im Unternehmen angemessen vertreten und
beworben? Risiko: Dem Projekt wird durch das Management zu wenig
Beachtung geschenkt und es wird daher nicht ausreichend unterstützt.
2.
Ist die Projektorganisation (Aufbau, Kommunikationswege,
Rechte und Pflichten) eindeutig definiert und propagiert? Risiko:
Die Projektbeteiligten sind nicht ausreichend informiert und
kennen nicht die richtigen Ansprechpartner. Ein andauernder
Ausschluss führt zu Unzufriedenheit aufgrund des erschwerten
Zugangs zu Informationen.
3.
Wurden die Anforderungen des Auftraggebers vollständig und
widerspruchsfrei aufgenommen und fixiert? Risiko: Unscharfe,
falsche bzw. fehlende Anforderungen sind ein hohes Risiko für die
gesamte Projektdurchführung und für einen erfolgreichen Projektabschluss.
Im schlimmsten Fall erhält der Kunde nicht das beauftragte
Produkt.
4.
Gibt es für alle Bestandteile des Projekts die jeweils
erforderlichen Unterlagen in einer eindeutig definierten Struktur?
Risiko: Das Projekt ist vertraglich (Auftrag, Zulieferer, etc.)
nicht ausreichend abgesichert, Projektdokumente fehlen oder sind
nur schwer auffindbar.
5.
Sind alle wichtigen Phasen des Projekts definiert,
dokumentiert und mit Meilensteinen fixiert? Risiko: Es gibt kein
erforderliches Gerüst und keine Ziele. Damit fehlt die Basis für
eine detaillierte Projektplanung.
6.
Gibt es einen detaillierten und realistischen Projektplan?
Risiko: Das Projekt kann nicht strukturiert und in einem
definierten Zeit- und Kostenrahmen durchgeführt werden.
Fertigstellung und Gesamtaufwand sind nicht eindeutig
identifizierbar.
7.
Wird in jedem Projektschritt die Methodik des
Risikomanagements angewendet? Risiko: Risiken. Auf eventuell
auftretende Probleme im Projekt kann nur ad-hoc reagiert werden.
Es findet lediglich eine Brandbekämpfung statt, keine Vorsorge.
8.
Wird das Projekt aktiv nach allen Regeln der Kunst
gesteuert und überwacht? Risiko: Das Projekt läuft zeitlich
sowie hinsichtlich der Kosten aus dem Ruder und die definierten
Qualitätskriterien und Prozesse (Entwicklung, Änderungs- und
Konfigurationsmanagement) werden nicht eingehalten. Verschiebungen
im kritischen Pfad werden nicht oder zu spät erkannt. Damit können
die erforderlichen Gegenmaßnahmen
nicht rechtzeitig eingeleitet werden.
9.
Wird das Projektteam geführt, motiviert und wird eine
lebendige Kommunikation gelebt? Risiko: Die soziale Komponente
stimmt nicht. IT-Projekte sind vom Engagement und der Kreativität
aller Beteiligten abhängig. Fehlende Informationen, unzureichende
Motivation und soziale Konflikte wirken kontraproduktiv.
10.
Findet ein aktives Kundenmanagement statt? Risiko: Der
Kunde ist nur unzureichend in das Projekt involviert. Das Risiko
eines unbefriedigenden Ergebnis ist hoch, da die Abhängigkeit von
den fixierten Anforderungen hoch ist und kein Abgleich im
laufenden Projekt stattfindet.
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